將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干類別和層次，構(gòu)成邏輯清楚、密切聯(lián)系的文件系統(tǒng)的活動。

是指類別與條款經(jīng)過系統(tǒng)排列后，依次給予每一類別和條款的順序號。

又稱案卷條目、歸卷條目。它是機構(gòu)預先編制的文件歸卷的條目。

是機關文書和檔案部門針對本機關工作活動的實際情況預先制定的歸檔文件分類的方案。

歸檔文件的處理結(jié)果是，組成的文件系統(tǒng)必須要便于文件的安全保管，便于為現(xiàn)行機關以及今后的科學研究提供經(jīng)濟高效的利用服務。